Das Eisenhower-Prinzip einfach erklärt: Dringende Aufgaben besser priorisieren

Definition: Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Planungssystem ist nach US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, der es in seiner Amtszeit erfolgreich anwandte. Bei der Umsetzung der Eisenhower-Methode teilst du deine Aufgaben in vier Kategorien ein, um ihre Dringlichkeit und Bedeutung festzulegen. Anschließend machst du dich an die Bearbeitung der Aufgaben nach ihrer Kategorie. Das gewährleistet, dass wichtige und dringende Tätigkeiten nicht zu kurz kommen und du dich nicht in unwichtigen Aufgaben verlierst.

Die Einteilung der Aufgaben in verschiedene Stapel hilft dir dabei, immer den Überblick zu behalten. Zudem kannst du dadurch effektiver und gezielter arbeiten. Durch konsequentes Anwenden der Matrix kannst du nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Kontext Zeiteinsparungen erzielen. Eine optimiertere Work-Life-Balance ist dadurch möglich.

Kurzum: Die Eisenhower-Methode ist ein Instrument, deine Zeit besser zu managen und den Fokus auf das Wesentliche deiner allgemeinen Planung zu legen. 

Aufgaben richtig ordnen nach Eisenhower Prinzip: Die Vor- und Nachteile

Diese Zeitmanagementmethode hilft dir dabei, schnell einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu gewinnen. Dafür unterteilst du diese in verschiedene Kategorien. Die Grundlage des Prinzips besteht darin, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren:

• Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, werden sofort erledigt.
• Solche, die wichtig, aber nicht dringlich sind, terminierst du und versiehst sie mit einer Deadline.
• Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind, delegierst du an andere Personen.
• Solche, die weder dringlich noch wichtig sind, bewertest du neu oder streichst sie.

Vorteil des Priorisierungssystems

Die  Eisenhower-Matrix eignet sich grundsätzlich für Autor:innen, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern und Aufgaben rund ums Schreiben, Korrektur, Lektorat, Feedback, Exposé-Erstellung und Marketing zu priorisieren. Sie bietet eine strukturierte und leicht verständliche Möglichkeit, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und so den Überblick zu behalten. Die Erreichung von Zielen wird dadurch besser planbar. Denn du erkennst auf einen Blick, welche Aufgaben Priorität haben und welche nicht. 

Konkret sehen die Vorteile für dich als Autor:in wie folgt aus:

• Einfache Anwendung: Die Methode ist leicht verständlich und ohne großen Aufwand auf analoge oder digitale To-do-Listen übertragbar.
• Klarheit und Struktur: Aufgaben werden in vier Quadranten eingeteilt („wichtig und dringend“, „wichtig, aber nicht dringend“, „dringend, aber unwichtig“, „weder dringend noch wichtig“), was hilft, Prioritäten zu setzen und den Fokus zu behalten.
• Überblick und Entlastung: Die Methode verschafft einen schnellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und hilft, unwichtige Aufgaben konsequent zu streichen oder zu delegieren.
• Vermeidung von Zeitfressern: Durch die Eliminierung unwichtiger Aufgaben bleibt mehr Zeit für kreative und wirklich relevante Tätigkeiten.
• Flexibel einsetzbar: Die Matrix kann für alle Aufgabenbereiche genutzt werden – vom eigentlichen Schreiben über Korrekturen, Lektorat, Feedbackeinarbeitung bis hin zu Marketing und Exposé-Erstellung.

Nachteile des Prinzips für Autor:innen

Es gibt auch einige Nachteile bei der Anwendung des Eisenhower-Prinzips: Ein Beispiel ist, dass diese Methode möglicherweise nicht für alle Arbeitsbereiche oder Tätigkeiten gleich gut geeignet ist. So könnten etwa kreative Tätigkeiten oder welche, die schwer in die Kategorien „wichtig“ oder „dringlich“ einzuordnen sind, durch die Anwendung der Planungsmethode vernachlässigt werden. 

• Subjektivität bei der Einteilung: Es kann schwierig sein, Aufgaben objektiv nach „wichtig“ und „dringend“ zu bewerten, besonders bei kreativen Prozessen.
• Starrheit und fehlende Flexibilität: Die Methode ist weniger geeignet für sehr komplexe, kreative oder dynamische Aufgaben, bei denen Prioritäten sich schnell ändern können.
• Vernachlässigung langfristiger Ziele: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind (z. B. regelmäßiges Marketing, Netzwerkpflege), werden leicht aufgeschoben und geraten in Vergessenheit.
• Nicht alle Aufgaben sind delegierbar: Gerade bei Einzelautor:innen ist die Delegation (Quadrant 3) oft nicht möglich, was die Methode einschränkt.
• Kreativität kann leiden: Ein zu striktes Festhalten an der Matrix kann die kreative Freiheit beeinträchtigen.

Wichtigkeit und Dringlichkeit in der Eisenhower-Matrix

Lass uns die Grundlagen dieser Methode und die besten Tipps zur Umsetzung genauer unter die Lupe nehmen: Die Eisenhower-Matrix ist ein effektives Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben und hilft dabei, anstehende To-Dos angemessen einzuschätzen. Sie basiert auf vier Quadranten, welche verschiedenen Kombinationen von Wichtigkeit und Dringlichkeit entsprechen.

Dabei stehen a- und b-Aufgaben für wichtige und dringende bzw. wichtige, aber weniger dringende Aufgaben. c- und d-Aufgaben sind hingegen weniger wichtig, können aber trotzdem dringend oder wenig dringlich sein. 

Eine übersichtliche To-do-Liste ermöglicht das Einordnen der Aufgaben, sodass keine übersehen wird. Die zuerst zu erledigenden Aufgaben kommen auf einen Stapel, während unwichtige und nicht dringende Aufgaben entsprechend hinten angestellt werden. 

a-Aufgaben: dringend und wichtig

a-Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig und sollten daher unbedingt zeitnah erledigt werden. 

Diese Aufgaben solltest du sofort selbst erledigen oder in den Tagesablauf einplanen, um sie schnell und effektiv zu bewältigen. In der Kategorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip gehören sie in das Matrix-Feld links oben, da sie eine hohe Priorität haben. Durch das rasche Erledigen dieser Aufgaben kannst du nicht nur Stress reduzieren, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität im Berufs- sowie Privatleben erhöhen.

b-Aufgaben: nicht dringend, aber wichtig

b-Aufgaben sind solche, die zwar nicht dringend, aber dennoch für die Erreichung des Ziels wichtig sind. 

Bei der Bearbeitung dieser Aufgaben kannst du dir deine Zeit einteilen und die To-Dos entsprechend terminieren. In der Kategorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip gehören sie in das rechte obere Feld. Sinnvoll für die Visualisierung ist das Eintragen in einen entsprechenden Arbeitsplan oder eine Vorlage, um einen besseren Überblick zu behalten. Das Nutzen von Kalendern und Erinnerungsfunktionen bieten sich an, damit du dich an die gesetzten Fristen hältst und sicherstellst, dass du bei deiner Arbeit effizient vorankommst.

c-Aufgaben: dringend, aber unwichtig

c-Aufgaben sind dringend und unwichtig zugleich, sprich: sie müssen zeitnah und rechtzeitig erledigt werden, aber sie sind nicht ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts. 

Typischerweise handelt es sich bei diesen Aufgaben um administrative oder organisatorische Arbeiten. Um Ressourcen effizient zu nutzen, könntest du die anfallenden Aufgaben im Quadranten links unten an andere Teammitglieder delegieren (wenn vorhanden).

d-Aufgaben: nicht dringend und unwichtig

d-Aufgaben sind nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip nicht dringend und unwichtig für die Erreichung von Zielen. 

Sie befinden sich im Quadrat rechts unten und werden häufig bemängelt. In vielen Fällen kannst du diese Aufgaben daher direkt verwerfen, in den Papierkorb legen oder auf andere Weise entsorgen. Da diese Aufgaben weder dringlich sind, noch einen signifikanten Beitrag zur Zielerreichung leisten, solltest du dich um d-Aufgaben nur kümmern, wenn alle anderen wichtigeren Aufgaben bereits abgearbeitet sind.

Ganzheitliche Anwendung im Autorenalltag

Als Autor:in kannst du die Eisenhower-Matrix gezielt einsetzen, indem du in ihr regelmäßig (z. B. wöchentlich) alle anstehenden Aufgaben aus allen deinen Arbeitsbereichen auflistest und in die vier Quadranten einsortierst:

Quadrant	Beispielaufgaben für Autor:innen
a-Autfaben: Wichtig & dringend	Abgabe eines Manuskripts, Deadlines für Lektoratsrunden, kurzfristige Rückmeldungen an Verlag
b-Aufgaben: Wichtig, nicht dringend	Exposé schreiben, langfristige Buchprojekte planen, Marketingstrategie entwickeln, Netzwerkpflege
c- Aufgaben: Dringend, nicht wichtig	E-Mails zu unwichtigen Anfragen, Social-Media-Posts ohne nachhaltigen Mehrwert, kurzfristige, aber wenig relevante Aufgaben
d-Aufgaben: Weder dringend noch wichtig	Übermäßiges Surfen, Aufgaben, die keinen Mehrwert bringen (z. B. unwichtige Statistiken auswerten)

Weitere Beispiele aus der Praxis

• Schreibprozess: Die eigentliche Schreibarbeit eines Romans ist meist wichtig, aber selten dringend (insbesondere wenn du im Selfpublishing keine Zeitvorgabe oder Deadline einhalten musst) – sie gehört in Quadrant 2 (zu den b-Aufgaben) und sollte regelmäßig eingeplant werden, um nicht durch andere Aufgaben verdrängt zu werden.
• Korrektur und Lektorat: Deadline für die Abgabe der Korrekturfassung? Dann wird diese Aufgabe zu „wichtig und dringend“ (Quadrant 1 / a-Aufgaben) und sollte höchste Priorität haben.
• Feedbackeinarbeitung: Wenn Rückmeldungen vom Lektorat kommen, aber keine sofortige Deadline besteht, ist das „wichtig, aber nicht dringend“ (Quadrant 2 / b-Aufgaben) – regelmäßige Zeitfenster einplanen!
• Expose und Marketing: Das Schreiben eines Exposés oder das Planen von Marketingaktionen sind oft langfristige, aber wichtige Aufgaben (Quadrant 2 / b-Aufgaben), die sonst leicht vergessen oder immer weiter aufgeschoben werden.
• Unwichtiges delegieren oder streichen: Routineaufgaben wie das Sortieren von E-Mails oder die Pflege von Social-Media-Kanälen ohne strategischen Wert können delegiert (wenn möglich) oder reduziert werden (Quadrant 3 / Quadrant 4 = c- oder d-Aufgaben).

Fazit: Einsatz des Eisenhower-Prinzips für Autor:innen

Im Gesamtzusammenhang lässt sich sagen, dass das Eisenhower-Prinzip eine äußerst effektive und praxisorientierte Zeitmanagement-Methode darstellt. Indem du deine Aufgaben entsprechend strukturierst und in verschiedene Unterkategorien einteilst, gelingt es dir oftmals, den Arbeitsalltag besser zu meistern und das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Dabei funktioniert das Eisenhower-Prinzip sowohl bei kleinen Tätigkeiten als auch bei umfangreicheren Abschlussarbeiten und Projekten, indem du dir eine klarere Priorisierung schaffst und nicht alle Aufgaben gleichzeitig erledigst.

Die Eisenhower-Methode kann Autor:innen helfen, den Überblick über die Vielzahl an Aufgaben zu behalten, Prioritäten zu setzen und Zeitfresser zu eliminieren. Sie eignet sich besonders zur Strukturierung wiederkehrender und planbarer Aufgaben in allen Phasen des Autorenalltags. Ihre Grenzen liegen bei sehr kreativen oder komplexen Prozessen und bei der Gefahr, langfristig wichtige Aufgaben zu vernachlässigen. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Matrix ist daher sinnvoll, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

FAQ zur Eisenhower Methode für Autor:innen

Bildhinweis: Pixabay / Nile – in Canva nachbearbeitet